La préparation de commandes
La préparation de commandes est une des fonctions principales assurée par les entrepôts et les magasins. Elle consiste à collecter les articles stockés dans l’entrepôt et à les regrouper avant de les expédier aux clients.
Ses enjeux consistent à optimiser et gagner en productivité, à améliorer la qualité de service de l’entreprise et son image de marque. Ces problématiques sont au cœur des réflexions de bon nombre d’entreprise...
Aperçu des principes dans les process de la préparation de commandes
Les informations nécessaires aux préparateurs
Pour préparer des commandes, un ensemble d’informations sont nécessaires, telles que les adresses picking des références à préparer, les quantités à prélever, les zones où regrouper les références. Toutes ces informations permettent au préparateur de connaître son chemin de préparation de commandes (ordre de prélèvement des articles). Les informations sont transmises aux préparateurs sur des documents papiers (bons de préparation) ou bien sur des terminaux informatiques embarqués.
La grande évolution est la préparation vocale développement de Progiciel de Gestion d’Entrepôt (Warehouse Management System - WMS). Ce mode de préparation permet de repenser la productivité et la qualité de service des entreprises. Il permet en outre de garder les mains libres puisque les échanges d’informations avec le système se font avec casque et micro.
L’ordonnancement des préparations constitue un des points clés de la préparation. Il permet d’effectuer un grand nombre d’actions et de simulations sur les commandes à servir comme :
 la visualisation du détail des commandes,
l’éclatement de commandes,
le regroupement de commandes,
la sélection selon des critères combinables des commandes à préparer (poids, volume, origine, région de livraison, catégorie de client,...),
la sélection de commandes en fonction d’une charge prévisionnelle,
calcul des charges et des volumes prévisionnels,
constitution de groupes de commandes (transit plate-forme, par exemple).
Diverses modalités de gestion
 Les entreprises recourent également à « la gestion de la pénurie » qui consiste à mettre en place un dispositif de contrôle des quantités non servies. Ce système analyse le service et répertorie les produits en rupture partielle ou totale. Il offre l’avantage de la gestion des substitutions de produits ou de lots nécessaires. Ainsi que la visualisation dite « détail des lignes de commande. » Cette gestion s’applique aux produits en rupture.
Lorsqu’une commande est servie partiellement, le système peut, selon le scénario retenu, générer automatiquement une sous commande, il s’agit alors de « la commande de reliquat ». Elle comporte le solde des quantités à servir et peut être intégrée dans une vague de préparation ultérieure.
Un dispositif optionnel permet de gérer le service « tout ou rien » des commandes. Il s’agit, à l’inverse de la gestion de la pénurie ou de la gestion des reliquats, de prendre en compte dans la vague de préparation uniquement les commandes satisfaites.
Les commandes "refoulées" pourront être à nouveau sélectionnées dans une vague ultérieure.
« Le colisage » est un système prévu pour fonctionner soit en pré-colisage soit en post-colisage. Dans le cas du pré-colisage, c’est le système qui détermine, en fonction de règles de remplissage paramétrables, le type et le contenu du colis.
La validation de la préparation consiste uniquement à enregistrer les éventuels écarts et, par exception, à déplacer de la marchandise d’un colis vers un autre.
A l’inverse, le post-colisage nécessite une saisie à la ligne sert à indiquer dans quel colis est placé la marchandise.
Les Multi-process de la préparation de commandes
Une commande servie peut être composée d’un ou de plusieurs supports homogènes (Palettes complètes, par exemple), ou hétérogènes (préparation du détail).
Chaque support constitue une unité autonome de préparation qui pourra être traitée séparément. Cette méthode présente l’avantage de pouvoir répartir, si nécessaire, la préparation d’une commande entre plusieurs préparateurs ou caristes.
La validation consiste à renseigner les éventuels écarts entre la quantité servie et la quantité réellement préparée.
La saisie d’un écart doit obligatoirement être accompagnée de la saisie d’un motif. La gestion des produits à poids variables impose la saisie du poids net livré sur l’ensemble des lignes à poids variables. De la même façon qu’il est possible de gérer un "pré-colisage" ou un "post-colisage", la composition des supports est soit calculée par le système, soit renseignée a posteriori par les préparateurs. Quelle que soit la méthode employée, la connaissance du contenu détaillé des supports à livrer permet de produire les documents d’expédition par support ainsi que les étiquettes d’identification nécessaires au bon aiguillage des préparations sur les quais d’expédition. La validation du dernier support d’une commande fait automatiquement évoluer son état : de commande "en cours de préparation", à "commande sur quai d’expédition".
Le suivi des préparations
Le colisage.
Le système est prévu pour fonctionner soit en pré-colisage soit en post-colisage. Dans le cas du pré-colisage, c’est le système qui détermine, en fonction de règles de remplissage paramétrables, le type et le contenu du colis. La validation de la préparation consiste uniquement à enregistrer les éventuels écarts et, par exception, à déplacer de la marchandise d’un colis vers un autre. A l’inverse, le post-colisage nécessite une saisie au ligne à ligne pour indiquer dans quel colis est placée la marchandise. Quelle que soit la méthode employée, le système est en mesure d’éditer des étiquettes d’identification des colis à expédier.
L’Éclatement Cross-Docking.
La réduction des coûts de stockage ainsi que l’obligation de gérer la distribution des marchandises à flux tendu amènent de plus en plus les entrepôts à pratiquer la préparation des marchandises en ventilation appelée aussi Cross-Docking. Cette méthode repose sur le principe de la répartition des quantités d’un produit pour les différentes commandes clients. Ainsi, le préparateur effectue un trajet limité sur une dalle de ventilation au lieu de parcourir la totalité du chemin de préparation. Couplé au radioguidage, le module de gestion de la ventilation offre un outil
puissant, source de gains importants de productivité.
La ventilation à la réception.
La validation d’une réception déclenche instantanément le processus de ventilation qui effectue une répartition automatique de la quantité reçue en fonction des besoins des clients. Dans le cas d’une quantité traitée inférieure aux besoins en attente, le système peut, selon le paramétrage retenu par l’utilisateur, soit effectuer un calcul au
prorata, soit effectuer un service linéaire. A l’issue du calcul, un bordereau de ventilation est produit par palette réceptionnée permettant de guider le préparateur dans son travail. Le système peut composer automatiquement le contenu des supports hétérogènes préparés, ou bien laisser le préparateur libre de déclarer la fin de la préparation d’un support. Après répartition physique des quantités, le préparateur déclare la fin de la préparation
du bordereau. Le système peut exiger à ce stade la saisie des éventuels poids variables. Les supports hétérogènes préparés peuvent être directement expédiés ou faire l’objet d’un stockage dans l’entrepôt en vue d’une expédition ultérieure.
La ventilation à la demande.
La ventilation des marchandises peut également s’opérer après les phases de réception et de stockage. Dans ce cas, l’opérateur déclenche volontairement le traitement en fonction du niveau des stocks. Les palettes à ventiler sont amenées sur la dalle de ventilation accompagnée du bordereau de ventilation.
La ventilation à stock ouvert.
La ventilation à stock ouvert, ou ventilation sur quantité pré-annoncée, permet de déclencher le processus de ventilation avant la réception physique de la marchandise.
Cette opération permet d’optimiser le processus d’accueil de la marchandise dans l’entrepôt et de gagner du temps dans la préparation des commandes clients : le préparateur prend en charge la palette dès son arrivée sur le quai de réception à l’aide du bordereau de ventilation. La somme des quantités réparties confirme ainsi la quantité réceptionnée.
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