Système U Ouest, déploie un nouveau système de prise de commandes Intranet !
Logistique et Grande distribution
 Le groupe Sodifrance a installé un nouvel intranet de saisie de commandes chez Système U Ouest. L’ensemble des magasins utilise le système qui a d’ores et déjà permis une augmentation de 5% du nombre des commandes passées. La qualité de l’assortiment des magasins est améliorée et facilitée par un environnement simple qui a rencontré l’adhésion de l’ensemble des utilisateurs.
Avec un chiffre d’affaires de 5.35M€ en 2004 en progression de 6.1% par rapport à 2003, la Centrale Système U Ouest est un acteur économique majeur du grand ouest.
Basée à Carquefou, Système U Ouest est également la plus importante région du groupe et compte 25 000 collaborateurs (magasins et centrale) - 325 magasins (34 Marché U, 270 Super U, 21 Hyper U) et gère 11 entrepôts sur 6 sites.
Ses compétences sont multiples et couvrent la logistique, l’approvisionnement et l’ensemble des services indispensables au bon fonctionnement des magasins.
Repenser le système de prise de commandes...
En 2002, la Centrale Système U Ouest mène une réflexion globale sur les leviers à mettre en œuvre pour accroître sa compétitivité, ses ventes et sa rentabilité.
Cette démarche débute par la réalisation d’un audit des processus de prise de commandes pour les métiers des produits frais (poissonnerie, boucherie, fleuriste et primeur). « Nous disposions à l’époque d’un pôle de télé-conseillers qui appelaient tous les jours, à horaire déterminé, chaque manager de rayon pendant près de 20 minutes pour enregistrer ses commandes de produits frais, » souligne Christian Brisou, Directeur Informatique de la Centrale Système U Ouest. A l’époque, l’audit révèle alors que l’organisation en place peut être optimisée. Système U décide de mettre en place un nouveau mode de prise de commande instantané. Celui-ci devra notamment être plus simple d’utilisation pour les employés en magasins. Suite à une longue réflexion, la direction de la Centrale opte pour la mise en place d’un concept nouveau « la place de marché interne. »
Avec cette solution, le plan organisationnel doit permettre l’optimisation des méthodes de travail au sein du groupement et une adhésion totale des magasins. Sur le plan fonctionnel, il est attendu que, la mise en place se fasse par un outil intuitif et simple d’utilisation pour les utilisateurs. L’objectif a consisté à fournir plus de réactivité et de souplesse dans le choix de l’assortiment.
En 2003, le projet « COMETE » démarre alors. Les membres de la Direction informatique, de l’organisation Commerciale et 13 responsables de magasins de tailles et de rayons différents forment un groupe de travail pour constituer un échantillon le plus représentatif possible.
Ce groupe a pour mission de spécifier les besoins à la fois sur le plan fonctionnel et sur le plan ergonomique.
Suite aux réflexions des membres de l’équipe le système de prise de commandes devra évoluer vers une « place de marché » accessible au moyen d’un Intranet. Système U Ouest décide d’externaliser la conception de l’outil auprès d’une société de services et choisit Sodifrance parmi 14 prestataires de services mis en compétition, l’enseigne ne disposant pas de l’expertise technique suffisante en interne.
« L’aspect technologique était le facteur clé pour choisir le partenaire. Celui-ci devait avoir une forte expertise des Nouvelles Technologies et être capable de transférer ses compétences auprès de nos équipes internes. De plus nos exigences étaient importantes et nous devions être convaincus de la capacité du prestataire à nous accompagner sur ce projet stratégique. Des collaborateurs de la Direction de Système U Ouest devaient être intégrés à l’équipe projet afin de faciliter la prise de connaissance des technologies déployées », explique Christian Brisou.
Déployer une place de marché pouvant « subir » des pics d’activité record...
D’un point de vue technique, les préoccupations de Système U Ouest sont axées sur les performances et la fiabilité du dispositif, et ce en raison du niveau critique de l’application qui devra subir des pics d’activité dans la journée. Le développement du système est conçu sur la base des technologies J2EE, XML/XSL et AJAX. Cette « place de marché », exclusivement dédiée au groupement se présente sous l’architecture applicative suivante :
 Un portail central, déployé sur les bases de clusters utilisant les technologies BEA pour le serveur d’application, Stellent pour la gestion de contenu, DB2 400 pour la base de données et Oracle pour les authentifications LDAP ;
Des PC dans les magasins équipés d’un navigateur internet et d’une connexion au réseau interne @rmonie de la Centrale Système U.
Le projet piloté par le groupe de travail composé de membres de la Direction Informatique et de la Direction Organisation et des équipes de Sodifrance fait régulièrement le bilan sur l’avancement du projet.
« Les équipes ont travaillé en parfaite cohésion et Sodifrance a su mettre à profit tout son savoir-faire dans les nouvelles technologies. Les experts de Sodifrance nous ont apporté des conseils sur des aspects technologiques très pointus que nous n’avions pas intégrés initialement. La parfaite conduite du projet nous a d’ailleurs permis de tenir notre engagement de délais au jour près, » précisent Christian Brisou et Patrick Butault, respectivement Directeur Informatique de la Centrale Système U Ouest et chef de projet organisation.
Des milliers de références en ligne...
Avec cette interface, les managers de rayon peuvent consulter en ligne toutes les références dont la disponibilité et les prix sont actualisés en fonction des cours qui évoluent quotidiennement. Des visuels de certains produits sont également présentés. La centrale peut saisir des opportunités d’arrivages exceptionnelles, comme les produits de la mer par exemple, et les diffuser instantanément à l’ensemble des magasins. L’application permet de gagner en efficacité et en flexibilité puisqu’elle permet désormais de passer des commandes jusqu’à la dernière minute de la plage horaire fixée sur les impératifs logistiques de la Centrale. En cas de difficulté d’approvisionnement, les magasins sont aussitôt informés et peuvent de cette manière modifier leurs commandes.
L’adoption spontanée de l’outil par les magasins...
 Une fois l’outil développé, le plus grand défi pour la Centrale Ouest consiste à faire adhérer les utilisateurs en magasin. La centrale ne pouvant en effet imposer le système aux magasins. « Il s’agissait de convaincre sans contraindre » souligne Christian Brisou. Les managers de rayon n’étant pas tous familiers des environnements informatiques, le système se doit donc d’être convainquant par sa simplicité et sa réactivité.
COMETE est très bien perçu lors de sa présentation. Le système préalablement testé sur des magasins pilotes pendant cinq mois s’est révélé convaincant dans l’adaptation aux attentes des utilisateurs « Notre projet COMETE a été présenté en septembre 2003 à l’ensemble des magasins lors de notre salon biannuel dans l’objectif d’en faire la promotion car nous ne pouvions pas l’imposer. Il a fallu démontrer par l’exemple son intérêt et sa simplicité auprès des utilisateurs pour les faire pleinement adhérer. L’outil s’est imposé rapidement auprès du personnel par ses qualités fonctionnelles et sa simplicité », ajoute Christian Brisou.
« Nous avons conseillé les magasins sur l’architecture système nécessaire. Nous avions prévu une configuration type à installer dans les magasins pour accéder à COMETE. La formation de l’ensemble des utilisateurs a été réalisée en quelques mois et une hotline a été mise en place pour les assister en cas de difficulté. Aujourd’hui plus de 2500 personnes accèdent à COMETE et les performances sont au rendez-vous ! Nous avons à certains moments dépassé le cap des 10 000 lignes de commandes passées en 1 heure avec un temps moyen d’affichage des pages de 824 millisecondes. »
Ainsi, l’équipement des magasins débuté en octobre 2004 s’est s’achèvé en mars 2005. « Avec cette place de marché nous avons atteint nos objectifs puisque l’efficacité du processus de prise de commande a été améliorée tout en apportant un meilleur service aux managers de rayons. Ces derniers disposent par ailleurs de conseils destinés à les aider dans l’assortiment de leurs rayons », ajoute Christian Brisou.
 Un an plus tard, et depuis l’installation de la place de marché COMETE, la Centrale Ouest de Système U a constaté une croissance de 5% du volume de commandes.
Le système a déjà connu deux évolutions et aujourd’hui, Système U réfléchit à la prochaine version qui intégrera de nouvelles fonctionnalités suggérées par les magasins.
Un nouveau pari qui s’annonce pour « les nouveaux commerçants » vraiment innovants !
Cyrille GESLIN
Le 18/04/2006
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